Результат этих акций непредсказуем — от административного взыскания до уголовного преследования. Нередко проверяющие просто-напросто вымогают взятки. В любом случае, чтобы обезопасить свою компанию, руководителю стоит заранее подготовить сотрудников к таким визитам и научить их, как вести себя во время подобных мероприятий.

Смотрите, кто пришел

Сегодня даже самая законопослушная компания не застрахована от визитов различных инспекций, комиссий, правоохранительных органов. Конечно, в результате административной реформы число проверяющих организаций должно сократиться, но вряд ли это существенно облегчит жизнь предпринимателей — основные «контролеры» никуда не денутся. Так что спрос на информацию о правилах поведения во время проверок не уменьшается — на последнем семинаре по этой теме в компании Prado Group собралось около 60 участников. Беглый опрос показал, что чаще всего компании беспокоят силовики, например различные милицейские подразделения — ОБЭП, участковые, миграционная служба и т. д.

Как отмечает юрист и преподаватель Prado Group Вадим Самойлов, следующими, по убыванию частоты проверок, идут противопожарная служба, торговая инспекция, СЭС, органы лицензионного контроля, трудовая инспекция и т. д.

Причиной визита может быть, скажем, плановая проверка. По закону основные виды проверок проводят не чаще чем раз в два года, а вот внеплановые, как правило, непредсказуемы. В офис могут нагрянуть нечистоплотные сотрудники одного из проверяющих органов, вымогающие взятку, а то и просто мошенники под видом госслужащих. Наконец, проверка нередко становится инструментом конкурентной борьбы — если ее инициировали конкуренты за определенную плату.

По итогам проверки фирму и ее топ-менеджеров могут привлечь к административной ответственности — в законодательстве определены почти 570 подобных правонарушений. Уголовных преступлений, касающихся деятельности предприятий, чуть меньше — около 300.

Чтобы спать спокойно, руководители компании должны не только платить налоги, но еще и знать полномочия каждого контролирующего органа, отслеживать все изменения в законодательстве, касающиеся проверок. И готовиться к визитам.

Стучат, откройте дверь

О визитах проверяющих мало кто знает заранее, но в ряде случаев их можно прогнозировать. Например, если в городе произошел крупный пожар, ваш офис с большой долей вероятности навестит пожарная инспекция. Если же за контроль над предприятием борются несколько финансово-промышленных групп, то обыски и другие серьезные проверки могут стать повседневной реальностью. Как считает директор по связям с общественностью холдинга «Илим Палп Энтерпрайз» Святослав Бычков, в подобных случаях сотрудников надо проинформировать, разослать им предупреждающее письмо о возможности проверок. Кроме того, следует особо позаботиться о тех, на кого ложится большая ответственность, — руководителях подразделений, бухгалтерии и технических работниках (охрана, секретари).

В большинстве компаний гостей встречает на входе охранник или секретарь. Формально они обязаны пропустить контролеров в помещение (если, конечно, те уполномочены на проведение проверки), сообщив о визите руководителю. В реальности же они должны учитывать возможные последствия. Если, скажем, пришли из Госпожнадзора, а в офисе нет огнетушителей, имеет смысл пропустить проверяющих — компания заплатит небольшой штраф. А если не исправлены нарушения, найденные два месяца назад, и теперь деятельность фирмы могут приостановить, то «дешевле» дать инспектору от ворот поворот.

«Важно, чтобы сотрудники в лоб не говорили слова «нет», — отмечает Вадим Самойлов. — Лучше сказать: «Да, я готов вас пустить, но у меня нет ключа от двери». Или: «Я не уполномочен принять решение без руководителя, это записано в моей должностной инструкции». Прямой отказ может повлечь неприятные последствия.

Например, Милана Крикова в свое время работала в органах прокуратуры и рассказала случай из практики. Сотрудник прокуратуры пришел в компанию с проверкой, поводом для которой послужила жалоба гражданина на нарушения закона на предприятии. Гость предъявил удостоверение и объяснил цель визита, но охранники в грубой форме отказались его впустить. Через некоторое время проверяющий вернулся, но уже с предписанием прокурора и в сопровождении милиции. Руководству компании пришлось извиняться перед органами и увольнять охранников (хотя они наверняка действовали с ведома директора). «И кому от таких действий стало лучше?» — спрашивает Милана Крикова.

Если инспекторов пропустили в офис, главная задача — выиграть время. Вадим Самойлов: «Вне зависимости от того, кто пришел в компанию, сотрудники должны максимально оттянуть момент появления проверяющих в кабинете директора или бухгалтера. По моему опыту, руководителю требуется в среднем 40 минут, чтобы оценить ситуацию и предпринять необходимые действия».

Охране или секретарю стоит тщательно изучить документы инспектора, переписать данные его удостоверения, ознакомиться с основаниями для проведения проверки. Чтобы убедиться, что владелец удостоверения не мошенник, не лишним будет иметь под рукой необходимые телефоны и уточнить информацию в соответствующем органе. В некоторых фирмах гостям предлагают выпить кофе, «пока руководитель не освободится».

Правда, затянуть этап знакомства удается не всегда. По словам директора одной торговой фирмы, в их офис пришел проверяющий из ОБЭП под видом клиента, а потом якобы ошибся дверью и зашел в бухгалтерию. «Он застал всех врасплох, у нас даже сейф стоял открытым. После этого визита мы поставили на дверях кабинетов кодовые замки». А в ситуации обыска, особенно если это «маски-шоу», визитеры всегда появляются внезапно, чтобы в компании не успели уничтожить улики. И тут сотрудникам лучше не делать резких движений, не пытаться никого задержать, а выполнять все указания — встать к стене, лечь на пол и т. п.

Тихо, идет проверка

Когда проверка началась и по офису ходят чужие люди, их обычно сопровождает начальник соответствующего подразделения, руководитель службы безопасности, юрист и т. п. Задача остальных сотрудников — продолжать работать как ни в чем не бывало. Главное, чтобы все сохраняли спокойствие, это особенно важно во время обыска. Милана Крикова припомнила давний случай. В компанию пришла налоговая полиция в сопровождении людей в масках, и когда персонал уложили на пол, бухгалтер в истерике заперлась в кабинете и начала уничтожать документы. Она пыталась их жечь, рвать, зачем-то разбила монитор. Когда оказалось, что ключи от сейфа отсутствуют, и никто открыть его не может, представители налоговой полиции просто взорвали дверцу. «Если сотрудник так сильно нервничает, для проверяющих это сигнал, что нарушений в компании очень много, — говорит Милана Крикова. — Подобные проверки зачастую кончаются огромными штрафами, закрытием предприятия, а то и уголовными делами».

Общение сотрудников с инспекторами лучше свести к минимуму. На этот счет надо особенно тщательно инструктировать персонал, поскольку проверяющие (особенно из органов милиции) умеют задавать вопросы и давить на психику.

Так, сотрудники, не принимающие решения, должны всех отсылать к своему руководителю. «Сколько в этом здании компаний?» — «Не знаю». — «А кто знает?» — «Может знать генеральный директор». По словам руководителя службы безопасности одной из фирм, «лучшая тактика — как можно больше забыть; не играть в партизан и отказываться от ответов, а делать вид, что ничего не помните». Имеет смысл также ограничить доступ к своему персоналу. «Запишите в должностной инструкции, что сотрудник имеет право давать комментарии только с согласия непосредственного начальника. И тогда человек может спокойно заявить об этом проверяющим», — говорит Вадим Самойлов.

Если сотрудников основного офиса еще можно подготовить к визитам проверяющих, то контролировать отдаленные представительства сложнее. Так, на склад одной компании пришли представители СЭС, поинтересовались, есть ли крысы, как давно их травили и т. п. Охранник спокойно пустил их на территорию, показал все, что там находилось. Он даже не обратил внимания, что представитель СЭС пришел в сопровождении шести человек, якобы практикантов. Потом выяснилось, что это были «разведчики» из конкурирующей фирмы.

Вообще, не нужно торопиться и предоставлять проверяющим всю информацию, которую они требуют. У каждого из них своя сфера деятельности, и они имеют право запрашивать только те документы, которые относятся к их компетенции. Поэтому если пришел участковый и изъявил желание ознакомиться с клиентской базой, ему следует отказать.

Не пойман — не вор

Во время визита контролирующих органов (и особенно правоохранительных) защитить свои права бывает сложно. Сотрудники милиции, например, все равно сделают то, что сочтут нужным, поэтому лучший вариант — не противоречить им и не размахивать Конституцией. Главное — спокойно фиксировать все процессуальные нарушения, чтобы потом обжаловать их действия. «Дайте им совершать ошибки, — говорит Вадим Самойлов. — Нет предписания о проверке — укажите этот факт в протоколе. Вписали несуществующих понятых — подождите возмущаться, вам это только на руку».

Чтобы избежать неприятных расспросов, сотрудникам не стоит хранить на столе книгу с многообещающим названием «Черная касса». И вообще, не стоит держать в столе порочащих документов. Например, директор небольшого магазина одежды призналась, что никаких бумаг не хранит в офисе, а всю информацию на флэш-карте уносит домой. Отдельно следует подготовиться к вопросам о наличных деньгах, найденных в офисе во время обыска. Так, в прошлом году в Агентстве стратегических коммуникаций была обнаружена и изъята крупная сумма. Никто из сотрудников компании и тех, кто присутствовал при обыске, не признал себя их хозяином. «Я, например, поставил бы в сейф коробку и написал на ней: «заначка от жены». И все, вопросов уже не будет», — рекомендует Вадим Самойлов.

Милиционеры, выявив нарушения, могут потребовать письменных объяснений. Их можно не давать, сославшись на 51-ю статью Конституции: никто не обязан свидетельствовать против себя самого и близких родственников.

После проверки обязательно составляется акт или протокол о нарушениях, и представители компании могут в нем указать, с чем они не согласны. Крупные корпорации сейчас все чаще обжалуют действия проверяющих органов. Некоторые компании предпочитают перестраховаться и во избежание неприятностей предлагают инспекторам «договориться полюбовно». Но взятка — это уголовное преступление, к тому же она не спасет в случае «заказных» проверок. Можно, например, попросить сотрудников проверяющих органов о платной консультации, на которую они обычно охотно соглашаются. Так, в одну компанию пришел представитель трудовой инспекции по жалобе сотрудника. Коммерческий директор с нарушениями согласился, но посетовал, что организация молодая и нуждается в квалифицированной помощи. После того как деньги были перечислены на счет некоей консалтинговой фирмы, инспектор помогла с оформлением документов.

После того как все проверочные мероприятия закончатся, генеральный директор, по мнению Святослава Бычкова, должен сделать заявление для сотрудников, объяснить им суть происшедшего. А затем объявить благодарность или премировать тех, кто не растерялся и четко действовал в сложной ситуации.

Порядок проведения проверок

Наличие основания для проведения проверки.

Наличие письменного распоряжения (приказа) о проведении проверки.

Предъявление распоряжения (приказа) о проведении проверки.

Предъявление служебного удостоверения должностного лица, уполномоченного для проведения проверки.

Непосредственное проведение проверки.

Оформление результатов проверки.

Вручение акта проверки руководителю.

Источник: Prado Group

Алгоритм действий руководителя после проверки

Изучить правовой аспект результатов проверки.

Выбрать путь защиты: судебный, несудебный (в том числе мирный), смешанный.

Просчитать правовые последствия действий, связанных с защитой своих прав.

Сформировать доказательную базу своей правоты.

Обратиться в органы или к должностному лицу за защитой своих прав.

Обжаловать решение, если оно принято не в вашу пользу.

Источник: Prado Group

Юлия Фуколова

журнал «Секрет фирмы»

"Сообщество менеджеров "И-кзекьютив"